«Астерос» настраивает гибкий документооборот в СУЭК

В июне 2009 г. компания «Би-Эй-Си» (входит в группу «Астерос») завершила проект разработки и внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в «Сибирской Угольной Энергетической Компании». Новая СЭД рассчитана на почти 1000 пользователей и обеспечивает сквозной документооборот в центральном офисе и 5 региональных филиалах. Система позволяет гибко настраивать процессы согласования документов с учетом изменений оргструктуры компании.

Сибирская Угольная Энергетическая Компания (СУЭК) – крупнейшая угледобывающая компания России и одна из ведущих компаний отрасли в мире. Ее штат насчитывает 46 тысяч человек, а предприятия расположены в 10 регионах России. Столь серьезные масштабы бизнеса требуют особого внимания к вопросам эффективности управления, согласованности действий, четкого контроля достижения целей. Одним из необходимых условий для решения этих задач является наличие мощной централизованной системы электронного документооборота.

Используемая в компании СЭД на базе Lotus Notes c 2003 г. поддерживала ключевые процессы документооборота. Однако со временем широта функционала системы перестала отвечать требованиям СУЭК. Поэтому было принято решение о разработке и внедрении новой СЭД на гибкой открытой платформе.

Проект по созданию новой СЭД стартовал в СУЭК в начале 2008 года. Основными целями внедрения были:
• Обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов;
• Сокращение сроков и повышение прозрачности процесса согласования документов, оптимизация процедуры контроля исполнения поручений;
• А также получение возможности в дальнейшем масштабировать систему на неограниченное количество пользователей.

Для выполнения поставленных целей специалистам группы «Астерос» было необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:
• Обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;
• Создать простой пользовательский интерфейс работы с информацией о документах;
• Создать единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
• Разработать механизм параллельного согласования различных видов документов;
• Разработать инструменты анализа и отчетности по исполнению поручений.

Специалисты группы «Астерос» провели обследование действующей в СУЭК системы документооборота, уточнили алгоритмы прохождения и согласования документов внутри компании. «Одним из ключевых требований заказчика при разработке СЭД было попытаться сохранить сложившуюся культуру согласования документов и обеспечить мягкий переход пользователей на работу с новой системой. Поэтому за основу новой СЭД мы взяли сильные стороны существовавшей системы документооборота и разработали необходимые дополнительные модули. Важно также отметить, что к началу реализации проекта у заказчика были четко прописаны и стандартизированы все основные делопроизводственные процессы», – рассказывает Александр Чижов, директор департамента консалтинга и разработки компании «Би-Эй-Си» группы «Астерос».

Новая СЭД разработана на платформе AVERTA WorkFlow, в ее состав вошли 9 модулей:
- входящие и исходящие документы;
- внутренние документы;
- организационно-распорядительные документы;
- протоколы;
- ревизионная комиссия;
- совет директоров;
- поручения генерального директора;
- доверенности;
- контроль исполнения поручений.

Сегодня с СЭД работают почти 1000 постоянных пользователей – сотрудников центрального офиса и пяти филиалов компании.

В рамках проекта СЭД была интегрирована с системой электронной почты, электронным архивом и модулем по управлению персоналом в составе SAP ERP.

Благодаря взаимодействию c SAP HCM в СЭД можно гибко изменять схемы согласования документов в соответствии с организационной структурой компании и быстро перенастраивать их в случае отсутствия кого-либо из сотрудников, чтобы обеспечить соблюдение сроков всех этапов согласования документов.

«Наша компания имеет территориально распределенную структуру и документооборот между центральным офисом и филиалами серьезно влияет на сроки принятия решений, возможность контроля их исполнения. Поэтому особенно важной для нас является реализация механизма синхронизации данных с региональными производственными компаниями. В настоящее время центральный офис имеет полный доступ к документообороту филиалов. Это дает нам возможность организовать оперативный, логичный и контролируемый процесс согласования документов между центральным офисом и регионами. Кроме того, новая СЭД создана на открытой платформе, и ее последующие доработки не потребуют больших инвестиций», – отмечает Лада Репуло, начальник Управления информационного и документационного обеспечения ОАО «СУЭК».

Информация о компаниях
Сибирская Угольная Энергетическая Компания (СУЭК) – вертикально-интегрированный топливно-энергетический холдинг. СУЭК была образована в 2001 году. На сегодняшний день по объемам добычи угля компания занимает первое место в России и входит в число крупнейших угледобывающих компаний мира. СУЭК также является крупнейшим в России экспортером угля. Кроме того, компания является одним из основных работодателей страны – 46 000 сотрудников в 10 регионах России.

Более подробную информацию можно найти на сайте www.suek.ru
Группа «Астерос» образована в декабре 2008 года на основе компании «Би-Эй-Си». В состав группы входят компании «Би-Эй-Си», «Аверта», «КАБЕСТ», «Диалог-Киев».

За дополнительной информацией обращайтесь к PR-менеджеру группы «Астерос» Анастасии Денисовой. Тел.: (495) 787-24-50, e-mail: pr@asteros.ru
Информацию о группе можно найти на сайте www.asteros.ru.

Контактное лицо: Анастасия Денисова (написать письмо автору)
Компания: Группа "Астерос" (все новости этой организации)
Добавлен: 11:02, 14.07.2009
Количество просмотров: 20

Крупнейшая сеть среди фирм-франчайзи «1С» стала партнером облачной платформы N3.Health, N3.Health, 06:04, 10.05.2023,
N3.Health расширила сеть партнеров – программа для клиник БИТ.Управление медицинским центром успешно прошла интеграцию с платформой.

ПАО «Синтез» приняло участие во Всероссийской ярмарке вакансий, ПАО «Синтез», 07:57, 28.04.2023,

ПАО «Синтез» (входит в «Биннофарм Групп») приняло участие во Всероссийской ярмарке вакансий, которая прошла в Курганской областной филармонии.

Во Владикавказе пройдет фестиваль единоборств «Наше Дело», фестиваль единоборств «Наше Дело», 08:26, 11.04.2023,

1 мая 2023 года во Владикавказе состоится первый всероссийский фестиваль единоборств «Наше Дело». Мероприятие пройдет во Дворце спорта «Манеж» имени Б. Х. Кулаева. Об этом сообщил основатель бойцовской лиги Артур Арутюнян.

ТГУ – участник марафона цифровых кафедр, Тольяттинский государственный университет, 18:23, 24.03.2023, Россия
22 марта прошла презентация цифровой кафедры Тольяттинского государственного университета, которая была открыта в сентябре 2022 года.

Бот вечной молодости: подарок женщинам к 8 марта, AlfaBiom, 07:34, 14.03.2023, Россия

К Международному женскому дню компания AlfaBiom запустила подарочного бота с уроками о поддержании здоровья и молодости кожи. Подписчики бота получат бесплатные видео от врача-косметолога Инны Ротарь, а также чек-листы и тестирования, которые позволят оценить риски повреждения кожи и научит правильному уходу.